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In tutte le organizzazioni, siano esse pubbliche o private, tutti i sistemi aziendali devono essere valutati in termini di costi/benefici, al fine di una giustificazione economica. Il parametro principale utilizzato per la giustificazione economica di un sistema è il “ROI” (Return on Investment), ovvero l’entità del beneficio a fronte di un dato investimento.

Il ROI sull’investimento in sistemi di gestione documentale purtroppo non viene mai calcolato.

Il sistema di gestione documentale, considerato nella sua accezione più estesa, che include non soltanto il software adottato ovvero l’insieme degli archivi che ne fanno parte (siano essi fisici, costituiti da documentazione cartacea, oppure digitali, costituiti da file che si trovano nelle cloud e nei server aziendali), ma anche le regole e le procedure interne, i ruoli organizzativi responsabili e le figure aziendali coinvolte, la descrizione puntuale e standardizzata delle modalità operative,  non fa eccezione a questo principio, eppure la sua attenta valutazione economica viene costantemente trascurata.

È difficile risalire alle cause di questa sistematica mancanza, nonostante la grande importanza del sistema di gestione documentale sia in ambito pubblico che privato:

  1. nel caso degli enti pubblici l’investimento in software di gestione documentale è funzionale al soddisfacimento di particolari obblighi di legge a cui ottemperare;
  2. nel caso delle aziende private, pur se sottoposte a una minore pressione normativa, risulta comunque indispensabile dotarsi di un sistema adeguato a gestire in maniera efficace ed economica la documentazione aziendale, con il fine ultimo di agevolare le operazioni di business.

Denominatore comune rispetto all’adozione di un sistema adeguato di gestione documentale è la necessità di dimostrare la capacità di controllo sulle informazioni, spesso importante per dare risposte agli audit normativi e di qualità, fondamentale per una operatività il più efficiente possibile.

Come calcolare il ROI di un sistema di gestione documentale

Calcolare il ROI di un sistema di gestione documentale è una operazione necessaria, ma complessa. La base di calcolo comprende, oltre a parametri legati ai costi di acquisto ed implementazione di eventuali software, una misurazione di tempi e costi relativi alla corretta gestione della documentazione aziendale.

Quali sono i parametri che dovrebbero essere considerati?

  1. Il tempo delle persone.

Partendo da una “valutazione contabile” della produttività della persona, occorre determinare il costo della stessa quando impiegata nella ricerca di documentazione all’interno del sistema di gestione documentale. Qual è l’impatto percentuale sul tempo di lavoro di una persona di tutte quelle operazioni di ricerca o in generale di gestione della documentazione?   E’ importante considerare che quando ci si riferisce al “sistema di gestione documentale” non ci si riferisce unicamente al software, bensì all’intero impianto del sistema documentale; come abbiamo visto rientrano infatti nel perimetro del “sistema di gestione documentale” anche le operazioni legate alla organizzazione dei documenti, alla loro ricerca  all’interno dell’archivio- dei documenti cartacei così come  sulle varie condivisioni di rete dei fileserver.

2. Occupazione degli spazi

Gli spazi, siano essi virtuali (fileserver, cloud storage) o fisici (archivio cartaceo), deputati ad ospitare la documentazione aziendale hanno un costo.

Progettare un sistema di gestione documentale efficiente, a partire dai  vari flussi di informazioni che lo alimentano significa anche tenere in considerazione i costi degli spazi. Qual è l’impatto economico degli spazi fisici e virtuali del sistema di gestione documentale?

Quanto “costa” in termini di spazio un documento? E’ possibile quantificare i benefici apportati all’organizzazione dalla disponibilità di quel documento?

3. Perdita di informazioni e danno economico conseguente

Non sono rari i casi in cui, a fronte della necessità di reperire un documento o una informazione in esso contenuta, si verifichi l’indisponibilità del documento o delle informazioni in esso contenute per varie ragioni: non si conosce la sua posizione e non si è in grado di trovarla, non si sa se effettivamente quel documento esiste, è stato sovrascritto con una versione errata etc..

Qual è l’entità dell’impatto economico prodotto dalla perdita di informazioni e /o di documentazione?

In alcuni casi l’impatto può essere di tipo “sanzionatorio”, ovvero legato a sanzioni derivanti dall’incapacità della azienda di produrre documentazione richiesta nel contesto di un audit, di una verifica di conformità, in caso di contenzioso. In altri casi l’impatto economico derivante dalla perdita di informazioni/documentazione è legato alla necessità di impiegare nuovamente tempo e risorse per la ricostruzione della documentazione persa.

In ogni organizzazione occorrerebbe quindi chiedersi: quanto “costa” la perdita di questo documento?

Calcolare il ROI di un sistema di gestione documentale è un’operazione molto complessa.

Tuttavia, essendo il ROI un parametro fondamentale nella valutazione economica del sistema di gestione documentale, è importante fare in modo che l’intero sistema operi in massima efficacia ed efficienza. Per raggiungere questo obiettivo occorre fare ricorso all’impiego dell’intelligenza nel governo delle informazioni.

Infatti, è la componente intelligente che fa in in modo che l’organizzazione sia in grado di dominare le informazioni e i dati utilizzando efficacemente gli strumenti che servono a governarle.

Gli strumenti di governo servono anche per permettere alla tecnologia di fare quello che serve davvero all’organizzazione e non replicare i propri modelli interni (magari copiati da altre organizzazioni).

In assenza di questa componente, che si inserisce come un vero e proprio “strato” tra la struttura organizzativa del Cliente e la tecnologia adottata, il risultato sarà inefficace (non economica ed efficiente come dovrebbe), come se mancasse un pezzo, un ingranaggio fondamentale.

Approfondisci come governare al meglio le tue informazioni prima di ogni investimento in sistemi.

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