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Non basta un software per governare le informazioni della tua azienda.

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Cleverdocs è la divisione di Archivibiblioteche specializzata in soluzioni intelligenti per governare informazioni e documenti, secondo il framework proprietario “RML®”.

Cleverdocs risolve problemi comuni a molte organizzazioni che non ottengono il massimo dal proprio sistema documentale anche se hanno investito in costosi software.
A cosa serve il metodo Cleverdocs?

  1. Minimizzazione del volume fisico e virtuale di archiviazione
  2. Massimizzazione della velocità di accesso alle informazioni
  3. Semplificazione dei flussi documentali
  4. Riduzione dei costi complessivi di gestione documentale

E’ il software, infatti, a doversi adattare alle peculiarità dell’azienda, non viceversa.

Perchè il software di gestione documentale non basta

Si rischia di fare un investimento tecnologico “a perdere” se mancano criteri e metodi adeguati alle esigenze di flusso di informazioni e documenti della tua organizzazione.
Il sistema va adeguato ad esse e configurato di conseguenza, non il contrario, come avviene sempre

Cosa significa "Governare le informazioni"

Significa raggiungere la gestione ottimale di documenti ed informazioni per il proprio business, cioè la massima velocità di accesso e il minor costo di archiviazione e conservazione (fisica e digitale), applicando i metodi più efficaci e selezionando il sistema migliore per l’organizzazione.

HealthCheck Documentale

Il Metodo di Cleverdocs

Conoscere approfonditamente l’organizzazione dell’ente in cui si interviene vuol dire saper valutare l’impatto del cambiamento sulle procedure interne e sulle strutture funzionali organizzative.

La soluzione più efficace individuata per l’organizzazione è implementata assorbendo e informazioni raccolte riguardo a contesto normativo e organizzativo e le valutazioni dell’impatto sulle tecnologie e sulle persone.

Un periodo di monitoraggio dell’efficacia delle soluzioni implementate consente di verificarne la validità e durata nel tempo, secondo parametri stabiliti. Ogni progetto deve avere la sua fase di verifica.

Le normative si aggiornano. Le procedure si evolvono. Le strutture organizzative cambiano. I progetti e le soluzioni sviluppate da CD per il sistema documentale prevedono dunque la manutenzione per mantenere la loro efficacia nel tempo.

Per la produzione, la gestione e la conservazione di dati e documenti vi è un esteso quadro normativo, italiano ed internazionale: è necessario individuare il contesto in cui si opera, nel settore pubblico come in quello privato e le norme applicabili.

Records Management Layer ®

Il Framework proprietario di Cleverdocs per la gestione documentale
Pensato per risolvere la stragrande maggioranza dei problemi che si possono riscontrare nella gestione delle informazioni e dei dati di una organizzazione per renderla efficiente, tagliando i costi elevati di gestione e eliminando il disordine disfunzionale.

Il Records Management Layer (RML) è lo “strato” (layer) per il Records Management, cioè per il governo delle informazioni e dei documenti di ciascuna organizzazione e per i suoi archivi.

Scopri di più sul framework RML

HealthCheck Documentale: PRIMA conoscere, POI governare

Archivio-corrente

Un servizio di rilevazione, analisi e valutazione indispensabile per acquisire piena cognizione del sistema documentale aziendale.

Obiettivo del lavoro è il disegno dell’”As-Is” del sistema documentale aziendale: come circolano informazioni e documenti, in che modo vengono trattati, conservati, scartati, come vengono ricercati.
Il risultato è l’individuazione dei nodi critici e dei punti di ottimizzazione e miglioramento del sistema.

Scopri di più sul servizio "Healthcheck documentale"

Cleverdocs è la divisione di "Archivibiblioteche" dedicata all'erogazione di prodotti e servizi specializzati per il sistema documentale aziendale

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