Cosa significa porre l’intelligenza al governo delle informazioni?
Per ragionare su questo tema è importante partire dal significato di informazione.
Cosa è una informazione?
Quello che ci interessa adesso ricordare è che l’informazione è un insieme di dati, messi insieme e interpretati allo scopo di renderli significativi per il fruitore.
Questo punto è molto importante.
Perché?
Spesso si tende a confondere il dato con l’informazione: un dato non interpretato e non connesso ad altri dati non rappresenta una informazione perché non rappresenta concetti utili per il destinatario: l’organizzazione, il business aziendale, l’utente.
Il primo passo per un “governo delle informazioni” è quindi quello di avere chiara contezza di cosa sia una informazione. Il secondo, capire quali sono le informazioni che circolano in azienda. Il terzo, ma non ultimo, individuare le informazioni utili per l’azienda.
Organizzare le informazioni: aspetti fondamentali
E’ fondamentale per una organizzazione avere la capacità di organizzare le proprie informazioni, cioè di “metterle insieme” in modo organico e strutturato, per renderle quindi reperibili facilmente quando necessario, o esigibili in caso di richiesta di un utente o in caso di contenziosi. Organizzare le informazioni aziendali deve essere efficace, e quindi economico, per l’azienda.
Classificare e conservare
Un aspetto importante, e che chiarisce il concetto di governo delle informazioni, è quello relativo alla classificazione e alla conservazione. Più precisamente, bisogna avere chiaro quali siano le informazioni vitali che devono essere conservate permanentemente perchè funzionali per sempre al business aziendale, per ragioni giuridico probatorie, normative, di segreto aziendale etc.. Per contro occorre avere anche contezza di quali siano quelle informazioni non più utili che possono essere eliminate periodicamente, ovvero che possono essere eliminate alla conclusione di quello specifico business, processo o di quella specifica funzione.
Fruibilità delle informazioni
Un altro aspetto fondamentale da considerare quando si parla di governo delle informazioni è avere chiaro dove esse risiedono.
Un’informazione è accessibile perché è conservata o memorizzata su un supporto, che la rende fruibile.
E’ importante sottolineare che il tipo di supporto, per quanto concerne il governo delle informazioni, è piuttosto irrilevante, perché è importante ciò che tale supporto veicola. È abbastanza intuitivo infatti, in ambiente analogico/cartaceo, immaginare il foglio di carta su cui sono scritte delle righe: quelle righe sono informazioni, che compongono un documento ufficiale o , più semplicemente, appunti di progetto. Le informazioni vengono scritte su un foglio, il foglio viene messo in una cartellina, la cartellina in un faldone. In ambiente digitale questo forse può sembrare meno intuitivo, tant’è vero che quando si parla di gestione documentale o di sistema documentale, in ambiente digitale ci si immagina quasi sempre il classico “PDF” che di fatto è una “fotografia” del documento cartaceo che noi tutti conosciamo, sia esso digitalizzato dal documento cartaceo, ovvero direttamente generato attraverso un applicativo.
E’ bene ricordare che in ambiente digitale tutto avviene in maniera più “semplice”, ma anche più “massiva”. In ambiente digitale, ad esempio, appare più evidente la molteplicità dei supporti che custodiscono le informazioni: file video e file audio, ad esempio, sono documenti. Recentemente sentenze della Corte di Cassazione sulla natura di documento di SMS e messaggi Whatsapp.
Dal nostro punto di vista, dal punto di vista del “governo delle informazioni”, quindi, non è tanto il supporto ad essere rilevante quanto ciò che il supporto veicola.
Cosa significa applicare intelligenza nel governo delle informazioni
Il fatto rilevante quando si parla di “Governo delle informazioni” è, specialmente in ambito digitale, che migliaia di informazioni vengono prodotte o comunque “girano” all’interno dei sistemi aziendali, attraverso innumerevoli canali: questo genera una esponenziale produzione di documenti di ogni genere e tipo, con grandi problemi di:
- disordine
- ridondanza
- irreperibilità
- attendibilità di dati e informazioni
- perdita del “contesto”
La risposta a questa condizione di difficoltà nella gestione e fruizione utile ed efficiente delle informazioni è l’applicazione dell’intelligenza al governo delle informazioni.
Applicare intelligenza nel governo delle informazioni significa:
- Acquisire il controllo completo delle informazioni
- Gestire i flussi che le generano (workflow e processi)
- Controllare il contesto
Saper governare le informazioni, in estrema sintesi, vuol dire saper rispondere a una serie di domande chiave:
-
- In che modo le informazioni sono scambiate all’interno dell’organizzazione?
- Quante volte vengono ripetute le medesime informazioni?
- Quante volte vengono replicati i medesimi documenti all’interno dell’organizzazione?
- Per quanto tempo effettivamente serve mantenere una data informazione o documento?
- Chi e come può accedere a quali informazioni/documenti?
Per applicare questi concetti in maniera organica e professionale non è sufficiente dotarsi di un software, ma è richiesto uno studio preliminare che può essere svolto attraverso degli strumenti appositi sviluppati da AB nella nella propria divisione “Cleverdocs”,
Saper governare le informazioni vuol dire risolvere i problemi di una organizzazione che non riesce ad ottenere il massimo dai propri sistemi di gestione di documenti ed informazioni, come il sistema documentale o il sistema gestionale. Saper governare le informazioni significa riuscire a minimizzare il volume fisico e virtuale di archiviazione, massimizzare la velocità di accesso a tali informazioni, semplificare i flussi di dati, informazioni e documenti all’interno dell’organizzazione e in generale, quindi ridurre complessivamente i costi di gestione.
Applicare l’intelligenza al governo delle informazioni vuol dire definire le caratteristiche dei flussi di informazioni ottimali per l’azienda e, quindi, anche declinare la configurazione di eventuali sistemi aziendali coinvolti nel flusso delle stesse, oltre ad individuare gli strumenti più adeguati.
Sei interessato a capire come applicare l’intelligenza nel governo delle informazioni della tua organizzazione?
Valuta lo stato di salute del tuo sistema di gestione documentale con il nostro “Healthcheck Documentale”.
Scoprirai quali dovranno essere i prossimi passi da compiere nel percorso verso una gestione intelligente delle informazioni.