INMP

LA SFIDA: FORNIRE STRUMENTI DI GESTIONE DOCUMENTALE

Uno degli stimoli più grandi che, in quanto professionisti, siamo portati a identificare e tutelare, proviene in maniera diretta dal livello di coinvolgimento che l’ente ospitate dimostra di avere riguardo al progetto che ha deciso di affidarci. Dopo aver definito e sperimentato un Framework efficace (come dimostra di essere RML – Records Management Layer), infatti, siamo sempre più convinti di come il valore aggiunto del nostro lavoro debba risiedere tanto nel nostro metodo – rispondente agli standard e alla normativa – quanto nella componente di involvement nei nostri interlocutori.

Il rapporto triennale creatosi dopo il primo intervento di adeguamento normativo – nell’ambito di un affidamento congiunto con l’allora fornitore del sistema informatico di gestione documentale – è scaturito, appunto, dall’armonica combinazione tra il bisogno dell’Istituto di dotarsi degli strumenti archivistici previsti e la nostra competenza, consentendo ad AB di adeguare l’Ente a una corretta gestione documentale e di organizzarne il primo nucleo dell’archivio di deposito.

LA COLLABORAZIONE CON IL CLIENTE

Definire la collaborazione con un ente pubblico di istituzione relativamente recente implica necessariamente un’attenzione a particolari che non possono essere tralasciati. Le azioni che la nostra area Records Management è stata chiamata a effettuare chiedevano, come componente propedeutica, acuita in questo caso dalla consapevolezza di avere in carico il primo vero intervento di adeguamento alla gestione documentale del cliente in questione, una cosa ben chiara al team AB: la comprensione.

Dalla comprensione del complesso ruolo ricoperto dall’Istituto, costruita grazie all’analisi preliminare della storia istituzionale, alle numerose interviste al personale degli uffici e ad attento esame della documentazione fin lì prodotta e ricevuta, in aggiunta ad approfondimenti con i referenti INMP, si è riusciti a far assimilare il valore delle competenze che contraddistinguono la nostra azienda, comunicato e trasmesso con costanza durante l’evolversi del lavoro.

LE NECESSITÀ

1. Realizzazione di un Piano di classificazione, atto a fornire un alto grado di coerenza per i documenti prodotti e ricevuti da INMP nello svolgimento delle sue funzioni.
2. Creazione e organizzazione del primo nucleo dell’archivio di deposito.
3. Redazione di un puntuale Massimario di selezione e scarto per il sistema di gestione documentale.

LE SOLUZIONI AB

1. Comunicare l’importanza del Piano di classificazione (Titolario) all’organico di un Istituto pubblico significa rendere chiara la complessità dello strumento in questione, e le modalità attraverso le quali la sua applicazione sia necessaria per organizzare la sedimentazione dei documenti – tanto cartacei quanto digitali – e garantire l’unità dell’archivio.

→ In prima istanza, è stato di cruciale importanza chiarire come il valore strategico del Titolario sia stato riconosciuto dal legislatore, rendendo il mezzo obbligatorio per gli enti pubblici e definendo l’attività requisito vincolante per un sistema di protocollo informatico e di gestione documentale.

→ Di riflesso alle dovute introduzioni il team AB è stato in grado di formulare un Piano di classificazione oculato, capace di sintetizzare le varie funzioni dell’Istituto, e articolato in titoli e classi al fine di identificare le peculiari attività di ciascun settore. Le scelte operate nella strutturazione dello strumento sono state debitamente argomentate e poste al vaglio dei referenti, con lo scopo di rendere corale la dimensione di redazione.

 

2. Per quel che concerne la realizzazione dell’archivio di deposito, il lavoro è stato svolto sull’ordinamento e la redazione di una parte della documentazione dell’Istituto, equivalente a 120 metri lineari; il trasferimento del materiale dal corrente al deposito è stato curato dalla stessa Amministrazione.

→ Nell’assumere il controllo del delicato processo di costituzione, il nostro personale ha ritenuto opportuno impiegare le prime fasi svolgendo una preliminare analisi della documentazione trasferita, al fine di separare il materiale archivistico da quello eterogeneo di altro tipo (pubblicazioni, brochure, ecc.).

→ Con gli elementi concettuali emersi dagli studi, lo step successivo è consistito nelle operazioni di ordinamento del materiale d’interesse individuato. Grazie alla presenza di referenti interni selezionati dall’Amministrazione INMP, è stato possibile circoscrivere le modalità di produzione dei documenti e procedere in maniera partecipata alla creazione della forma più concordante di ordinamento delle serie archivistiche.

→ Contestualmente alle operazioni fin qui descritte, è avvenuta la redazione di un inventario topografico in grado di riportare fedelmente la disposizione di armadi e scaffali all’interno dei quali è stata posta la documentazione.

3. Dopo aver fornito una puntuale nota argomentativa circa le tempistiche di conservazione del materiale identificato, ordinato e descritto, era imprescindibile la fornitura di un ulteriore strumento archivistico che scongiurasse una gestione improvvisata e carente dell’archivio in formazione: il Massimario di selezione e scarto.

→ A garanzia di un risultato che comportasse una valida informazione circa il corretto utilizzo dello strumento, il team, di contesto alla fornitura di istruzioni, ha creato un testo avvalendosi delle disposizioni normative per la gestione documentale da parte delle PA e delle best practices della disciplina archivistica.

→ La redazione è avvenuta grazie alla metodologia consolidata AB, che ha inizialmente considerato il Piano di classificazione creato in precedenza, per poi condurre una disamina delle tipologie di pratiche e atti. Tenendo presente l’ambito di competenza di INMP (sanitario e socio-sanitario), la valutazione dei tempi ha ricevuto contaminazioni positive dal confronto con piani di conservazione già esistenti e approvati dagli organi di vigilanza competenti.

 

IL RISULTATO

Non è un caso che le pratiche di adeguamento alla gestione documentale costituiscano l’esempio più lampante di best practices: fattori vitali come criteri, standard e normative annesse sono la bussola che guida le attività di AB e sono alla base delle peculiari metodologie sviluppate, che caratterizzano la cura per il proprio operato. La competenza apportata dai nostri operatori grazie all’applicazione del consolidato RML, di concerto con la forte sensibilità per la correttezza delle attività gestionali e conservative di INMP, sono stati i pilastri per la regolare fornitura di strumenti che, al vaglio della Soprintendenza archivistica per il Lazio – il competente organo di vigilanza per l’archivio dell’Istituto – hanno ottenuto immediata approvazione.