Consob

LA SFIDA: RENDERE EFFICIENTE UN SISTEMA DOCUMENTALE

Progetti complessi come quello che è stato il pionieristico Dema.Co. (Dematerializzazione Consob) rappresentano di certo, nella nostra quasi ventennale attività aziendale, dei casi di studio fondamentali che è opportuno raccontare, e dai quali abbiamo tratto una significativa esperienza da porre a valore per rafforzare il nostro peculiare framework operativo.

Il bisogno di CONSOB di rendere più efficiente il proprio sistema documentale, rispondendo contestualmente alle attese normative in materia di protocollo informatico, documentazione amministrativa e gestione degli archivi, ci ha dato la possibilità di applicare le migliorie che il nostro metodo è in grado di apportare alla macchina – spesso farraginosa – della gestione documentale, facendo risplendere la più autentica luce del nostro animo professionale.

LA COLLABORAZIONE CON IL CLIENTE

Sebbene il progetto Dema.Co. già contasse sulla levigata presenza di competenze interne trasversali e multidisciplinari per un monitoraggio del lavoro step-by-step, era necessaria la ricerca di un anello mancante, in grado di ricoprire attività di specifica pertinenza archivistica.

L’area Records Management di AB ha saputo cogliere al meglio i punti nevralgici emersi dalla fase di raccolta di fabbisogni, fornendo un team in grado di insediarsi funzionalmente al workflow. Per i fornitori esterni di servizi, tra le attività delegate alle aziende informatiche, le nostre competenze hanno quindi costituito una componente fondamentale per le prestazioni richieste a Siav S.p.A., azienda partner che ci ha voluto al suo fianco nell’esperienza.

LE NECESSITÀ

Il nostro intervento in CONSOB si è inserito nella più ampia circostanza del progetto complessivo di dematerializzazione della gestione documentale.

1. Realizzazione di un Piano di classificazione, atto a fornire un alto grado di coerenza per i documenti sottoposti alle operazioni di fascicolazione.
2. Definizione di un Piano di fascicolazione, di contesto alle direttive fornite dal Piano di classificazione.
3. Stesura di linee guida per il piano e le attività di conservazione documentale.
4. Redazione di un manuale di gestione del protocollo informatico.
5. Fornire, in più sessioni, una formazione conforme ed esaustiva ai dipendenti.

LE SOLUZIONI AB

1. Di fondamentale importanza nella costruzione del Piano di classificazione è stata l’attenzione che abbiamo dato alle dinamiche di coinvolgimento interno, per garantire al meglio l’elemento divulgativo. Era necessario, in altri termini, fornire uno strumento che fosse al tempo stesso intuibile e fruibile, e per renderlo tale non potevamo tralasciare il dialogo con i professionisti dell’ente.

→ Il Piano di classificazione (Titolario), che è un sistema di partizioni gerarchicamente ordinate, è stato dunque elaborato sulla base di un’analisi delle funzioni e delle attività di CONSOB. Nella fattispecie, il team AB ha redatto un documento (risultato di tre giri di bozza) consistente in 13 titoli, a loro volta articolati in un numero variabile di classi che rappresentano categorie di attività, di materie e di ambiti. Da un punto di vista formale, ci siamo focalizzati sull’impiego di un lessico preciso, sintesi dello studio di fonti normative e delle informazioni ricavate dalle interviste. Ogni grado divisionale individuato è stato poi contraddistinto in maniera univoca dal relativo indice di classificazione.

2. Sulla base dell’architettura definita nella prima parte di progetto, abbiamo poi proseguito il percorso in modo più fluido grazie ai confini delimitati. Tra gli strumenti archivistici richiesti dall’Istituto, da produrre nella cornice del Titolario, a necessitare di particolare dovizia descrittiva erano il Piano di fascicolazione e il Manuale di gestione del protocollo informatico; data l’importanza della chiarezza, il nostro team ha optato per un leggero smussamento del registro linguistico, che da specificamente tecnico – qual era per il Piano di classificazione – è stato mutato in tecnico-narrativo.

→ Nel Piano di fascicolazione, debitamente corredato da contestuali note di consultazione, abbiamo fatto sì che gli utenti venissero progressivamente introdotti, grazie a un prontuario nozionistico, alla funzione e alla forma del documento: partendo da una premessa e passando per un funzionale excursus su tipologie, oggetti e alcune indicazioni di metodo per la gestione dei fascicoli, siamo arrivati all’illustrazione del procedimento, fornendo una prospettiva tecnica ai professionisti, prospettiva che, a nostro parere, costituisce il vero punto di forza del documento.

→ Per il Massimario di Conservazione e Scarto che deriva dalle operazioni fin qui enunciate, non potevamo esimerci dal fornire una griglia logicamente ordinata e chiara, che desse indicazioni circa le tempistiche a cui attenersi prima di operare selezioni e cernite conseguenti.

→ Il Manuale di gestione del protocollo informatico è stata la sintesi da fornire, la meta da raggiungere, l’obiettivo da focalizzare alla griglia di partenza, attraverso le operazioni precedenti, e da centrare, poi, tagliato il traguardo. Con le dovute premesse e note di consultazione il team AB ha reso evidente la natura complessa di questo documento attraverso l’individuazione di 4 pilastri strutturali, sulla base dei quali si muovono i livelli informativi: 1. Normativo; 2. Archivistico; 3. Organizzativo; 4. Informatico. L’indice che da questa partizione è emerso rispecchia nell’ordine i punti, e funge da bussola a un testo in grado di dialogare con la governance dell’Ente, fornendo un vitale strumento di supporto ai processi decisionali.

IL RISULTATO

Essere stati parte di un sistema ben oleato, allineato, flessibile e all’avanguardia ci legittima ancor più ad avere a cuore quanto di più elementare dovrebbe governare i processi informativi: la trasmissione di valori. Facendoci dunque influenzare, e influenzando a nostra volta le figure di riferimento qui incontrate, siamo riusciti, attraverso il nostro metodo (veicolo dei nostri valori), a realizzare degli strumenti in grado di fronteggiare le impervietà in cui authority della caratura di CONSOB potrebbero, in via ipotetica, incappare: disinformazione, necessità di aggiornamento, obsolescenza delle pratiche, ecc. Gli strumenti firmati dal nostro team costituiscono dunque gli attuali riferimenti orientativi per la oggi completa piattaforma “DemaCo Web. A margine della realizzazione effettiva, la squadra si è occupata delle sessioni formative per il personale interno, a definizione finale di un processo mutativo che ha condotto a un corretto change management.